Model Common assessment framework (CAF) je založený na samohodnotení organizácie, ktoré je východiskom pre systematický proces zlepšovania. Ide o model posudzovania a zvyšovania kvality verejnej správy v Európe i mimo nej.

Slovenská národná knižnica (SNK) spustila druhé kolo implementácie modelu CAF s cieľom naďalej zvyšovať svoju celkovú výkonnosť. Dôraz kladie na zdokonalenie riadenia a zlepšenie poskytovaných služieb.

V priebehu roku 2023 sa SNK zapojila do výzvy „Podpora implementácie modelu CAF v organizáciách verejnej správy – získanie podpory CAF“, ktorú vypísal Úrad pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctvo SR. Po úspešnom zvládnutí všetkých potrebných krokov v rámci implementácie modelu CAF nám bol v októbri 2024 udelený titul „Efektívny používateľ modelu CAF“.

Získaním titulu sa ale naša cesta za zlepšovaním neskončila. Vedenie SNK prijalo rozhodnutie pokračovať v zavádzaní komplexného manažérstva kvality, a to prostredníctvom opätovnej implementácie modelu. Po schválení harmonogramu implementácie bol vytvorený CAF tím. Koncom mája odovzdala generálna riaditeľka SNK Eva Augustínová jeho členom menovacie dekréty, čím sa zavŕšila prípravná fáza druhého kola implementácie.

SNK pociťuje záväzok aj naďalej pokračovať v trvalom zlepšovaní. Prioritou je opätovné obhájenie titulu „Efektívny používateľ modelu CAF“, k čomu však vedie ešte dlhá cesta.

Slovenská národná knižnica začala v septembri 2023 s implementáciou systému manažérstva kvality prostredníctvom modelu CAF. Dôvodom je snaha o zvyšovanie celkovej výkonnosti vrátane skvalitnenia riadenia a poskytovaných služieb. Úlohou je vytvoriť pre SNK také postupy, ktoré ju nasmerujú k trvalému zlepšovaniu a prispejú aj k zvýšeniu spokojnosti zo strany jej používateľov. Ide o prvý európsky nástroj manažérstva kvality vyvinutý verejným sektorom.

Projekt implementácie modelu CAF prebiehal v Slovenskej národnej knižnici do októbra 2024 v týchto štyroch fázach:

• Fáza 1 – Príprava implementácie (do konca septembra 2023)
• Fáza 2 – Proces samohodnotenia (do konca februára 2024)
• Fáza 3 – Proces zlepšovania (vytvorenie Akčného plánu zlepšovania do konca apríla 2024, ktorého implementácia bude prebiehať 2 roky)
• Fáza 4 – Externá spätná väzba modelu CAF (do konca októbra 2024)

Do 30. septembra 2023 v SNK prebiehala prvá fáza implementácie modelu CAF, v rámci ktorej generálna riaditeľka SNK Katarína Krištofová vymenovala garanta a metodika CAF. Títo na základe stanovených kritérií vyberajú spomedzi zamestnancov SNK vhodných členov do CAF tímu. Keďže tento výber nie je jednoduchý, 13. septembra 2023 sa uskutočnilo školenie k výberu členov CAF tímu. Školiteľ a konzultant Miroslav Hrnčiar diskutoval s generálnou riaditeľkou SNK, metodikom CAF a garantom CAF najmä o implementácii modelu CAF v podmienkach SNK a o budúcom zložení CAF tímu.

SNK neskôr vstúpila do druhej fázy implementácie modelu CAF, resp. do procesu samohodnotenia. Prvým krokom bolo školenie realizované 4. a 5. októbra 2023, ktoré viedol konzultant Miroslav Hrnčiar.

Členovia CAF tímu sa pravidelne stretávali s garantom CAF, metodikom a konzultantaom Miroslavom Hrnčiarom, pracovali na samohodnotiacej správe a odovzdávali si novonadobudnuté skúsenosti, poznatky a postrehy. Práve v spolupráci s konzultantom sa im podarilo definovať oblasti, ktoré bolo potrebné v samohodnotiacej správe spresniť, doplniť alebo podrobnejšie rozpracovať. Členovia tímu sa zároveň vzájomne informovali o spôsobe vysporiadania sa s pripomienkami, ktoré vyplynuli z ich práce na predchádzajúcich stretnutiach.

Na poslednom stretnutí 11. a 12. januára 2024 členovia CAF tímu, spolu s konzultantom Miroslavom Hrnčiarom, kreovali finálnu podobu samohodnotiacej správy a prideľovali jednotlivým kritériám bodové hodnotenie. Samohodnotiaca správa bola následne poskytnutá na pripomienkovanie zamestnancom SNK a jej finálna verzia bola koncom januára predložená na schválenie generálnej riaditeľke SNK, čím sa zavŕšila druhá fáza implementácie modelu CAF.

Generálna riaditeľka SNK Katarína Krištofová schválila v plánovanom termíne podľa harmonogramu implementácie modelu CAF konečnú verziu samohodnotiacej správy. V nasledujúcich týždňoch prebehlo zo strany Úradu pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctvo SR jej posúdenie na mieste, čím sa zavŕšila druhá fáza implementácie.

Po tom, ako 29. februára 2024 hodnotitelia z Úradu pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctvo SR J. Čupka a A. Tomčík posúdili SNK priamo na mieste, vstúpila knižnica do tretej fázy implementácie modelu CAF, t. j. do procesu zlepšovania. Východiskom bola spätná správa z posúdenia na mieste.

Dňa 11. 4. 2024 absolvoval CAF tím pod vedením konzultanta Miroslava Hrnčiara školenie k tvorbe Akčného plánu zlepšovania. Členovia tímu mali vytvoriť plán zlepšovania v oblastiach, ktoré vyplynuli zo samohodnotiacej správy a zo spätnej správy hodnotiteľov v rámci posúdenia na mieste. Spoločne tak zadefinovali kľúčové oblasti na zlepšovanie, ktoré boli zaradené do Akčného plánu zlepšovania. Členovia CAF tímu tieto oblasti v nasledujúcich týždňoch podrobnejšie špecifikovali a konečnú podobu Akčného plánu zlepšovania následne predložili na schválenie generálnej riaditeľke SNK.

Dňa 6. 6. 2024 bol generálnou riaditeľkou SNK schválený Akčný plán zlepšovania. Projekty vyplývajúce z vybraných oblastí na zlepšovanie budú počas nasledujúcich 2 rokov realizovať nielen členovia CAF tímu, ale aj ďalší odborní zamestnanci SNK. Od realizácie Akčného plánu zlepšovania sa očakáva ďalší silný inovačný podnet a predpokladá sa zefektívnenie jednotlivých procesov, skvalitnenie výstupov, no predovšetkým činnosti SNK.

SNK v ďalšej fáze implementácie modelu CAF prejavila záujem o Externú spätnú väzbu. Ide o hodnotenie účinnosti zavádzania samohodnotenia do procesov SNK a aplikovania princípov výnimočnosti. Záväznú prihlášku k Externej spätnej väzbe modelu CAF podpísala generálna riaditeľka SNK 15. augusta 2024. Koordinátorom hodnotenia k Externej spätnej väzbe je Úrad pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctvo SR, ktorý zabezpečil tím hodnotiteľov a prípravu harmonogramu celodenného hodnotenia.

Dňa 5. 9. 2024 absolvoval CAF tím SNK pod vedením konzultanta Miroslava Hrnčiara školenie k Externej spätnej väzbe, na ktorom sa členovia CAF tímu a prizvaní zamestnanci SNK dozvedeli podrobnosti o príprave podkladov na hodnotenie, ktoré pre tento účel vypracoval metodik CAF v súčinnosti s CAF tímom, ako aj podrobnosti o priebehu Externej spätnej väzby.