SLOVENSKÁ NÁRODNÁ KNIŽNICA

Slovenská národná knižnica  spustila druhé kolo implementácie modelu CAF s cieľom naďalej zvyšovať svoju celkovú výkonnosť. Dôraz kladie na zdokonalenie riadenia a zlepšenie poskytovaných služieb. 

V priebehu roku 2023 sa SNK zapojila do výzvy "Podpora implementácie modelu CAF v organizáciách verejnej správy – získanie podpory CAF", ktorú vypísal Úrad pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctvo SR. Po úspešnom zvládnutí všetkých potrebných krokov rámci implementácie modelu CAF nám bol v októbri 2024 udelený titul "Efektívny používateľ modelu CAF".

Získaním titulu sa ale naša cesta za zlepšovaním neskončila. Vedenie SNK prijalo rozhodnutie pokračovať v zavádzaní komplexného manažérstva kvality a to prostredníctvom opätovnej implementácie modelu CAF. Po schválení harmonogramu implementácie sa vytvoril CAF tím, ktorému generálna riaditeľka SNK Eva Augustínová odovzdala koncom mája 2025 menovacie dekréty. Tým sa zavŕšila prípravná fáza druhého kola implementácie. 

SNK cíti záväzok naďalej pokračovať v trvalom zlepšovaní. Prioritou je opätovné obhájenie titulu "Efektívny používateľ modelu CAF", ale k tomuto kroku vedie ešte dlhá cesta."

Model CAF 

Slovenská národná knižnica začala v septembri 2023 s implementáciou systému manažérstva kvality prostredníctvom modelu CAF. Prostredníctvom tohto modelu sa usiluje o zvyšovanie svojej celkovej výkonnosti, s cieľom skvalitniť riadenie a skvalitniť poskytované služby. Úlohou je vytvoriť pre SNK také postupy, ktoré ju nasmerujú k trvalému zlepšovaniu a skvalitňovaniu služieb, ktoré poskytuje svojim používateľom. Vyššia kvalita poskytovaných služieb zas zvýši ich spokojnosť. Ide o prvý európsky nástroj manažérstva kvality, vyvinutý verejným sektorom.

Projekt implementácie modelu CAF bude v Slovenskej národnej knižnici prebiehať do konca 31. októbra 2024 v týchto štyroch fázach:

•  Fáza 1 – Príprava implementácie (do konca Septembra 2023)
•  Fáza 2 – Proces samohodnotenia (do konca februára 2024)
•  Fáza 3 – Proces zlepšovania (výber projektov pre Akčný plán zlepšovania do konca Apríla 2024 a jeho implementácia bude prebiehať 2 roky)
•  Fáza 4 – Externá spätná väzba modelu CAF (do konca Októbra 2024).

Do 30. septembra 2023 v SNK prebieha prvá fáza implementácie modelu CAF, v rámci ktorej generálna riaditeľka SNK Katarína Krištofová vymenovala garanta CAF a metodika CAF. Títo na základe stanovených kritérií vyberajú spomedzi zamestnancov SNK vhodných členov do CAF tímu. Keďže tento výber nie je jednoduchý, 13. septembra 2023 sa uskutočnilo školenie k správnemu výberu členov CAF tímu. Školiteľ a konzultant doc. Ing. Miroslav Hrnčiar, PhD. živo diskutoval s generálnou riaditeľkou SNK, metodikom CAF a garantom CAF najmä o samotnej implementácii modelu CAF v podmienkach našej národnej knižnice a o budúcom zložení CAF tímu, ktorí bude zložený zo zamestnancov SNK.

                                                                                         CAF tím Slovenskej národnej knižnice 

SNK vstúpila do druhej fázy implementácie. Prvým krokom v procese samohodnotenia bolo školenie 4. a 5. októbra 2023, ktoré viedol konzultant doc. Ing. Miroslav Hrnčiar, PhD. 

Názov CAF (Common assessment framework) znamená spoločný rámec hodnotenia. Model CAF je založený na samohodnotení organizácie, čo sa dá považovať za východisko pre systematický proces zlepšovania. Ide o všeobecný, komplexný, voľne dostupný a široko podporovaný model posudzovania a zvyšovania kvality verejnej správy v celej Európe a dokonca mimo nej.

Členovia CAF tímu sa pravidelne stretávajú s garantom CAF, metodikom a konzultantaom doc. Ing. Miroslavom Hrnčiarom, PhD a pracujú na samohodnotiacej správe - odovzdávajú si svoje skúsenosti, poznatky a postrehy, ktoré získavajú počas tohto procesu. Práve v spolupráci s konzultantom definujú oblasti, ktoré je potrebné v samohodnotiacej správe spresniť, doplniť alebo podrobnejšie rozpracovať. Členovia tímu sa zároveň vzájomne informujú, ako vysporiadali pripomienky k samohodnotiacej správe,  ktoré vyplynuli z ich práce na predchádzajúcich spoločných mítingoch.

Na poslednom stretnutí 11. - 12. januára 2024 CAF tím s konzultantom doc. Ing. M.Hrnčiarom, PhD. kreovali finálnu verziu samohodnotiacej správy a prideľovali bodové hodnotenie pre jednotlivé kritéria. Samohodnotiacu správu budú teraz pripomienkovať zamestnanci SNK a jej konečná verzia bude do konca januára predložená na schválenie generálnej riaditeľke SNK. Tým sa zavŕši druhá fáza implementácie modelu CAF v SNK.

Generálna riaditeľka SNK Katarína Krištofová schválila v plánovanom termíne podľa harmonogramu implementácie modelu CAF v SNK (t.j. do 30.01.2024) konečnú verziu samohodnotiacej správy. V nasledujúcich týždňoch očakávame jej posúdenie na mieste Úradom pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctvo Slovenskej republiky (ÚNMS SR), čím sa zavŕši druhá fáza implementácie - t.j. proces samohodnotenia.

Po tom, ako hodnotitelia z Úradu pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctvo SR (ÚNMS SR), J. Čupka a A. Tomčík posúdili 29. februára 2024 Slovenskú národnú knižnicu priamo na mieste, vstúpila knižnica do tretej fázy implementácie modelu CAF. Tou je vytvorenie Akčného plánu zlepšovania. Výstupom pre nás bola spätná správa z posúdenia na mieste podľa modelu CAF.

Dňa 11.4.2024 absolvoval CAF tím SNK pod vedením prideleného konzultanta M. Hrnčiara školenie k tvorbe Akčného plánu zlepšovania. Členovia tímu mali vytvoriť plán zlepšovania práve v tých oblastiach, ktoré vyplynuli zo samohodnotiacej správy a neskôr aj zo spätnej správy, ktorú hodnotitelia vypracovali na základe posúdenia na mieste. Spoločne teda zadefinovali kľúčové oblasti v ktorých je potrebné zlepšiť sa a tie budú aj súčasťou Akčného plánu zlepšovania. Členovia CAF tímu ich v najbližších týždňoch podrobnejšie špecifikujú a po vytvorení konečnej podoby Akčného plánu zlepšovania ho predložia na schválenie vedeniu SNK.

Dňa 6.6.2024 bol generálnou riaditeľkou SNK schválený Akčný plán zlepšovania SNK. Vybrané projekty zlepšovania uvedené v Akčnom pláne zlepšovania budú v priebehu nasledujúcich 2 rokoch realizovať nie len členovia CAF tímu, ale aj ďalší odborní zamestnanci SNK. Od realizácie Akčného plánu zlepšovania sa očakáva ďalší silný inovačný podnet a predpokladá sa, že sa jeho realizáciou zlepšia procesy a výstupy, ale predovšetkým činnosti v SNK.

SNK v ďalšej fáze implementácie modelu CAF prejavila záujem o Externú spätnú väzbu. V prípade úspešného hodnotenia, by mohla získať európsky uznávaný titul Efektívny používateľ modelu CAF (Effective CAF User). Záväznú prihlášku k Externej spätnej väzbe modelu CAF podpísala generálna riaditeľka SNK 15. augusta 2024. Tá bude hodnotiť účinnosť, s akou SNK zaviedla do svojich procesov samohodnotenie, následné zlepšovanie a ako sa v inštitúcii udomácnili princípy výnimočnosti. Koordinátorom hodnotenia k Externej spätnej väzbe je Úrad pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctvo SR, ktorý zabezpečuje tím hodnotiteľov ako aj prípravu harmonogramu celodenného hodnotenia.

 
Dňa 5.9.2024 absolvoval CAF tím SNK pod vedením prideleného konzultanta M. Hrnčiara školenie k Externej spätnej väzbe, na ktorom sa členovia CAF tímu a prizvaní zamestnanci SNK dozvedeli podrobnosti o príprave podkladov na hodnotenie, ktoré musí pre tento účel vypracovať metodik CAF v súčinnosti s CAF tímom, ako aj podrobnosti o priebehu Externej spätnej väzby.